تخط وانتقل إلى المحتوى الرئيسي

إعداد المشروع

جهّز مشروعك للنشر من خلال إعداده وتعبئته للتعاون الآمن والفعّال

تم إجراء التحديث أمس

بمجرد إنشاء مشروعك، عليك إعداده لتمكين الوصول الآمن للأطراف المعنية.

الإعداد العام

إعدادات المشروع موجودة في قائمة الإعدادات في اللوحة اليسرى.

هنا يمكنك التحقق من الإعدادات التالية وتحديثها:

  • عام: راجع حالة مشروعك وأدرها، حرّر الاسم أو الرابط، أضف بيانات اتصال المسؤول، وتحقق من موقع تخزين مشروعك.

  • الهوية البصرية: حمِّل شعارًا، وغيّر لون السمة وخلفية صفحة تسجيل الدخول لتعكس هوية شركتك.

  • الوثائق: تمكين وتعطيل ميزات الفهرسة التلقائية للوثائق، وإدارة الإصدارات، والنشر.

  • التسميات: أضِف واضبط مجموعات التسميات الموجودة وقيمها. تساعد عملية وضع التسميات في تنظيم مستنداتك عبر المجلدات المختلفة في المشروع.

  • شروط الاستخدام: أنشئ شروطًا ليقبلها المشاركون قبل الوصول إلى مشروعك.

  • علامات مائية: قرّر متى يتم عرض العلامات المائية؛ حرِّر لون العلامات المائية وتعتيمها وموضعها والتفاصيل المُدرجة.

  • الأمان: قدِّم وصول الدعم عند الحاجة؛ عزِّز الأمان بتمكين التحقق بخطوتين والتحقق عبر البريد الإلكتروني، وقيِّد الوصول حسب نطاقات البريد الإلكتروني وعناوين IP.

💡 مع اشتراك المؤسسة، يمكن لمالكي الحسابات ومديري الشركات تحديد الإعدادات الافتراضية لجميع المشاريع المُنشأة حديثًا. يضمن ذلك التوافق مع سياسات الشركة وتسريع إعداد المشاريع.

ملء المشروع

بعد ذلك، حدِّد المستندات التي يجب إضافتها والمشاركين الذين سيتم إشراكهم في مشروعك.

تحميل المستندات

يمكنك البدء باستخدام مستندات المشروع بإحدى الطرق التالية:

جاري تحميل قائمة التحقق للعناية الواجبة

أدِر بسهولة مرحلة العناية الواجبة في مشروعك باستخدام ميزة قائمة التحقق الخاصة بالعناية الواجبة:

  • تحميل قوائم التحقق: قم باستيراد ملفات XLSX الخاصة بقوائم التحقق مباشرة إلى VDR دون تحويل.

  • التعاون في قوائم التحقق في الوقت الفعلي: حرّر قوائم التحقق مباشرة داخل غرفة البيانات الافتراضية للحفاظ على اتساق الجميع.

  • أذونات التحكم: عيّن أذونات العرض فقط أو التحرير لمجموعات مستخدمين محددة.

  • تتبُّع النشاط: تتبَّع جميع الإجراءات، بما في ذلك التعديلات والتنزيلات، لضمان الشفافية الكاملة.

💡 بشكل افتراضي، تكون الميزة معطّلة، ولا يمكن للمجموعات التي لا تمتلك أذونات مفعّلة رؤية هذا القسم. يمكن للمسؤولين فقط تمكين هذه الميزة.

إدارة المستندات

إذا كانت هناك حاجة لإجراء أي تغييرات على المستندات المُحمَّلة بالفعل، يمكنك بسهولة:

دعوة المشاركين وتعيين الأذونات

بعد إعداد المشروع ورفع جميع الملفات والمجلدات المطلوبة، تتمثل الخطوة التالية في تهيئة وصول المشاركين عبر إنشاء مجموعات مستخدمين وتخصيص الأذونات وفقًا لذلك.

في علامة تبويب "المشاركون"، يمكنك:

مشاركة المستندات

يمكنك مشاركة مستندات مشروعك مع المشاركين المدعوين والأطراف الخارجية حسب الحاجة.

أذونات لمشاركي المشروع

تهدف صفحة الأذونات المخصصة إلى مشاركة المستندات داخل المشروع فقط مع المشاركين المدعوين. يمكنك تعيين الأذونات أثناء إنشاء المجموعة وإدارتها في أي وقت ضمن "الأذونات".

مشاركة الملفات مع المشاركين الخارجيين

في علامة التبويب المستندات، يمكنك مشاركة رابط إلى ملف لتمكين وصول فوري للأطراف المحددة خارج المشروع. لا يتطلب ذلك دعوة أو تسجيلًا، لكن لا يزال بإمكانك الحفاظ على أمان بياناتك من خلال إلغاء الوصول وتتبع النشاط في سجلات التدقيق.

💡 هذه الميزة متاحة باشتراك Premier وEnterprise.

يمكنك الوصول إلى جميع الروابط المُنشأة وإدارتها في قسم المشتركة ضمن وحدة المستندات.

تتبّع النشاط

يمكن تتبُّع جميع نشاطات المشروع بمساعدة التقارير الشاملة، بما في ذلك الوصول إلى المستندات، وتسجيلات دخول المستخدمين، وتغييرات إعدادات المشروع، والتتبّع خطوة بخطوة عند الحاجة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك اختيار تلقي إشعارات بريد إلكتروني مختلفة للبقاء على اطلاع والاشتراك في التقارير المتاحة.

التقارير المتاحة

  • سجل الأنشطة: احصل على معلومات مفصلة حول نشاط المشروع، بما في ذلك تتبّع إجراءات المستخدم الفردية مثل الوصول إلى الملفات، ومدة عرض الملف، وتغيير الأذونات، وأي أحداث أخرى.

  • نظرة عامة على المستندات: احصل على عرض تفصيلي لمدة الوقت الذي يقضيه المستخدمون أو المجموعات في عرض مستندات وصفحات محددة.

  • مصفوفة التفاعل: تتبّع كيفية تفاعل المستخدمين مع الملفات والمجلدات في المشروع، بما في ذلك إجراءات مثل عرض المستندات وتنزيلها وطباعتها.

  • تخزين البيانات: اعرض أكبر الملفات والمجلدات، وتتبع اتجاهات الاستخدام، وصدّرها جميعًا إلى Excel، واتخذ قرارات مالية وقرارات تتعلق بكفاءة التكاليف ذات صلة.

  • سجل الأذونات: مراقبة تغييرات الأذونات.

  • الاشتراكات: ابقَ على اطلاع حتى عند عدم استخدام المنصّة – اشترك في أيٍّ من التقارير المتاحة لتلقي تحديثاتٍ مهمة عن المشروع عبر البريد الإلكتروني وفق تكرار تختاره.

الإشعارات

ضمن الإعدادات الشخصية في قائمة الإعدادات، يمكنك ضبط الإشعارات التالية:

  • المستندات التي تم تحميلها وحذفها

  • المستندات التي رفعتها وحذفتها أنا

  • تم بلوغ حد سعة تخزين البيانات

  • نشاط الأسئلة والأجوبة الجديد

صيانة المشروع

لوحة معلومات المشروع

يمكن لمسؤولي المشروع الحصول بسرعة على نظرة عامة على المشروع بأكمله من خلال الاستفادة من الرؤى والإحصاءات والمخططات في الوقت الفعلي: النشاط، والأسئلة والأجوبة، والمستندات.

الأسئلة والأجوبة

بمجرد إضافة المشاركين، يمكنك إعداد قسم الأسئلة والأجوبة للتواصل الآمن دون مغادرة المشروع. ونظرًا إلى أن الفرق المختلفة تحتاج إلى البدء والعمل فور انطلاق المشروع، فإن أداة أسئلة وأجوبة ملائمة ضرورية لمنع تسرب البيانات وضمان التواصل بكفاءة.

سلة المحذوفات

يمكن للمسؤولين إدارة المحتويات المحذوفة في سلة المحذوفات المتوفرة في لوحة التنقل اليسرى. وهي توفر إمكانيات الفرز، بالإضافة إلى القدرة على استعادة المستندات أو حذفها نهائيًا حسب الحاجة.

أرشفة المشروع

في أي مرحلة من صفقتك، يمكنك طلب محركات أقراص USB بمحتويات مشروعك أو إنشاء أرشيفات قابلة للتنزيل بالمحتويات نفسها للمشروع.

بمجرد الانتهاء من مشروعك أو اقترابه من نهايته، يمكنك إغلاقه أو جدولة إغلاقه لتاريخ ووقت محددين.

💡 تأكد من أن لديك نسخة احتياطية من محتوى مشروعك قبل الإغلاق، إذ سيفقد المشرفون أيضًا حق الوصول إلى المشروع بمجرد إغلاقه.

المقالات ذات الصلة
تعديل إعدادات المجموعة
تعديل إعدادات المستخدم
نسخ محتويات المشروع احتياطيًا
إنشاء أرشيف قابل للتنزيل
أرشيف إلكتروني
هل أجاب هذا عن سؤالك؟